Mes-Secrétaires soigne l'accueil de vos patients

Compatible Doctolib

Compatible Doctolib

Depuis 1997 nos télé-secrétaires médicales, toutes basées en Ile-de-France, accueillent, rassurent et orientent vos patients.

Elles répondent rapidement et efficacement aux attentes de vos patients, toujours dans le respect de vos instructions.

De la prise de rendez-vous simple à la gestion d’agendas plus complexes avec des examens particuliers aux consignes spécifiques, Mes-Secrétaires s’adapte à vos besoins pour optimiser la gestion de votre cabinet, centre de santé ou hôpital.

Et comme rien n’est plus rassurant qu’une secrétaire souriante et à l’écoute, vos patients se sentent toujours bien accompagnés.

Une solution d'accueil téléphonique adaptée à chaque organisation

Cabinet de Ville et Maison de santé pluridisciplinaire Optimisez votre organisation

Vous êtes un généraliste, spécialiste, acteur dans le secteur paramédical ? Vous travaillez seul ou en maison de santé pluridisciplinaire ? Vous avez une secrétaire sur place ou prenez vous-même vos appels ?

Mes-secrétaires est la solution pour votre cabinet afin de soigner l’accueil de vos patients et vous accompagner au quotidien ou de manière ponctuelle !

Vous voulez :
• étendre vos horaires d’accueil téléphonique au-delà de la présence de votre secrétaire ?
• pouvoir remplacer votre secrétaire en cas d’absence non prévue ou lors de ses congés ?
• passer moins de temps en ligne et ne plus être dérangé durant vos consultations ?
• pouvoir compter sur le soutien de secrétaires professionnelles, rigoureuses, souriantes et empathiques ?
• véhiculer une image professionnelle et réserver toujours la même qualité de prise en charge de vos patients ? rigoureuse ?
• filtrer vos appels et vous protéger des patients les plus insistants?
• permettre éventuellement à toute ou partie de votre patientèle de prendre rendez-vous sur internet?

Notre Offre Professionnels de santé

• Réception des appels
• Gestion d’agenda
• Prise de rdv
• Gestion des urgences
• Partenaire Doctolib ou mise à disposition d’un agenda

Nos services inclus :

  • Diagnostic de vos besoins et de votre organisation, définition de méthodes d’accueil pour un standard personnalisé et à votre image
  • Consignes personnalisées par praticien, par service ou par typologie d’appels : rendez-vous, votre définition d’une urgence, demandes de renouvellements, de certificats ou de duplicatas, souhait de joindre le praticien…
  • Réponse à vos appels du lundi au vendredi de 08h à 19h, et le samedi de 8h à 12h, en option : service 24h/24 et appels traités en anglais
  • Mise en relation selon vos consignes
  • Prise de messages selon vos exigences en renseignant l’identité de l’appelant ainsi que l’objet de l’appel, transfert de ces messages sur votre espace client et/ou par email et/ou par sms.
  • Rappel de vos patients selon vos consignes : transmission d’informations, annulation de consultation, remplacement d’un rendez-vous annulé …
  • Gestion des évènements ponctuels : absence, congés, pics d’appels, débords, vacances de vos secrétaires…
  • Ajustement en temps réel de vos consignes sur votre espace client : consignes d’appel, demande de transfert
  • Consultation de votre agenda en ligne 7j/7 et 24h/24
  • Traçabilité avec un historique détaillé de tous les messages reçus, disponible sur votre espace client
  • Prédécroché, Musique d’attente et Répondeur personnalisés
  • En option : prise de rendez-vous par internet, sms de rappel
  • Statistiques mensuelles sur demande
Contactez-nous !

Centre de soin, Clinique ou Hôpital Placez la relation patient au cœur du parcours de soin

Vous êtes gestionnaire d’un centre de soin, d’une clinique ou d’un hôpital ? La relation avec les usagers et les patients est au cœur de vos préoccupations ? Vos secrétaires gèrent à la fois l’accueil physique, les sorties et le téléphone ? Vous êtes, sur certaines plages horaires, débordé par les appels ? Les données que vous gérez sont complexes et nécessitent confidentialité et sécurité dans leur traitement ?

Mes-secrétaires vous propose de réaliser à vos cotés un audit de votre accueil téléphonique :
Décelez les forces et faiblesses de votre organisation actuelle, jauger la performance, l’efficacité et la qualité ressentie, définir vos objectifs à court, moyen et long terme et co-construire avec vous le plan d’action vous permettant de les atteindre. Ensemble, mettons en place les solutions qui vous permettront d’optimiser votre organisation en soignant aussi la relation patient !

Vous voulez :
• trouver un véritable partenaire, fiable et compétent, pour intervenir en cas de débordement, quelques heures par jour ou toute la journée ; sur l’ensemble de l’établissement ou dans certains services exclusivement ?
• améliorer l’expérience patient et offrir à chacun d’entre eux un parcours de soin de qualité ?
• que votre établissement soit toujours joignable, et d’autant plus sur les lignes susceptibles de réceptionner des demandes de rendez-vous en urgence ?
• optimiser la gestion des flux d’appels ?
• calibrer vos ressources tout en maitrisant votre budget ?

Notre Offre Centre de soins / Clinique / Hôpital

• Audit Offert
• Réception des appels
• Gestion d’agenda
• Prise de rdv
• Gestion des urgences
• Partenaire Doctolib

Nos services inclus :

  • Mise en place d’un audit en coordination avec vous, définition de vos objectifs et co-construction d’un plan d’action
  • Définition de méthodes d’accueil pour un standard personnalisé et à votre image
  • Consignes personnalisées par praticien, par service ou par typologie d’appels : rendez-vous, urgences, demandes de renouvellements, de certificats ou de duplicatas, souhait de joindre le praticien…
  • Réponse à vos appels du lundi au vendredi de 08h à 19h, et le samedi de 8h à 12h, en option : service 24h/24 et appels traités en anglais
  • Mise en relation selon vos consignes
  • Prise de messages selon vos exigences en renseignant l’identité de l’appelant ainsi que l’objet de l’appel, transfert de ces messages sur votre espace client et/ou par email et/ou par sms.
  • Rappel de vos patients selon vos consignes : transmission d’informations, annulation de consultation, remplacement d’un rendez-vous annulé …
  • Gestion des évènements ponctuels: absence, congés, pics d’appels, débords, vacances de vos secrétaires…
  • Ajustement en temps réel de vos consignes sur votre espace client : consignes d’appel, demande de transfert
  • Consultation de votre agenda en ligne 7j/7 et 24h/24
  • Traçabilité avec un historique détaillé de tous les messages reçus disponible sur votre espace client
  • Prédécroché, Musique d’attente et Répondeur personnalisés
  • En option : prise de rendez-vous par internet, sms de rappel
  • Statistiques mensuelles sur demande
Contactez-nous !

Nos meilleurs Ambassadeurs

sont nos clients
Témoignage client Mes-secrétaires.com : Secrétaire du Dr Bensimon, Dentiste à Joinville

La secrétaire du Dr Bensimon, dentiste à Joinville, témoigne du relais de Mes-Secrétaires lors de ses congés : « Je fais appel à Mes-Secrétaires et cela se passe hyper bien ! »

17 années d’accompagnement

"Merci à l’ensemble de l’équipe pour ces 17 années d’accompagnement. L’heure est maintenant venue pour moi de prendre ma retraite. Vous faites vraiment partie de mon cabinet et après tant de temps ensemble, j’ai l’impression de vous connaitre et vous allez me manquer, surtout les appels de Joséphine du mercredi. Bon courage à toutes pour la suite. "

Dr Valérie S., Généraliste (75)

Prendre soin de mes patients

"Merci à Mes-Secrétaires de prendre soin de mes patients."

Des consultations sans interruption

"C’est très pratique pendant les vacances ou les jours trop chargés. Cela permet d’avoir des consultations sans interruption."

Dr David C., Cardiologue (92)

Discrètes et efficaces

"Discrètes, toujours gentilles et efficaces, les secrétaires arrivent à gérer mes patients les plus compliqués, surtout que beaucoup sont âgés et entendent mal. L’équipe est très présente pour m’aider avec mes rendez-vous et très patiente quand je n’arrive pas à faire fonctionner mon ordinateur. Merci à tous !"

Marie-Thérèse, Secrétaire, centre de santé (78)

Complémentaire à Doctolib

"Je fonctionne avec Doctolib et je garde Mes-Secrétaires en complément, pour tous les patients qui préfèrent encore le téléphone."

Georges S., Ophtalmologue (94)

Une grande réactivité

"Je recommande ce secrétariat pour sa grande réactivité. Notre secrétaire est tombée malade, et en 24h, mes-secretaires m’a ouvert une ligne téléphonique et a accueilli les appels de nos clients selon notre organigramme. Aujourd’hui, j’ai gardé cette organisation pour augmenter notre amplitude horaire d’accueil téléphonique."

E.P., Responsable du Développement, Rochefontaine

Un service inscrit dans la continuité

"J’ai repris le cabinet qui travaillait déjà avec Mes-Secrétaires et je n’ai pas de raison de changer."

François G., Kinésithérapeute (69)

Un service recommandé par mes confrères

"Ce télé-secrétariat m’a été recommandé par un confrère dentiste qui en parle sur son blog."

Bruno Z., Chirurgien Dentiste (75)

De bonne heure et de bonne humeur !

"Mes-Secrétaires répondent à mes patients dès 8h et toujours avec le sourire !"

Samia G., Généraliste (92)

Focus. RGPD

Règlement général sur la protection des données

• Sécurisation maximale de l’hébergement et de l’accès à vos données via notre système d’information et réseaux ultra sécurisé.

• Mise en conformité du traitement de vos données.

• Votre équipe est tenue à une obligation de discrétion absolue lorsqu’elle recueille les informations clients.

• Co-construction et contrôle réguliers des process par un prestataire indépendant spécialisé.